Vi nærmer oss et nytt år, og du ønsker å starte det med litt tempo. La oss ikke gå i fella med å ta en lett jogg inn i midten av februar – vi har satt nye mål som skal nås. Da gjelder det å ha sakene i orden, og det er på tide med varetelling!
(Faktisk er det lovpålagt å gjennomføre minst én varetelling per år, gjerne så tett opp mot årsskifte som mulig.)
En nøyaktig varetelling er essensiell for å opprettholde et effektivt lager. Samtidig er prosessen som oftest et svare strev og voldsomt hodebry. Feil og avvik under varetelling kan føre til tap av både tid og penger, og til mye frustrasjon.
Slik får du gjennomført en effektiv varetelling
For å unngå slike problemer har vi noen forslag som kan bidra til å gjøre din neste varetelling både enklere og mer nøyaktig, og dermed optimalisere lagerstyringen og rigge deg til for det kommende året.
Forberedelser før varetellingen
- Organiser lageret: Før varetellingen bør du organisere lageret grundig. Sørg for at alle varer er logisk plassert og merket. Dette vil gjøre det enklere å telle, og minimere mulighetene for feil.
- Legg en slagplan: Lag en detaljert plan for varetellingen. Dette bør inkludere informasjon om hvilke områder som skal telles først, hvilke verktøy som skal brukes, og hvilke ansatte som er ansvarlige for hvert område. En godt strukturert plan vil bidra til en jevn og effektiv varetelling.
Bruk av teknologi og programvare
- Strekkodelesere: Bruk av strekkodelesere kan eliminere mye av risikoen for menneskelige feil under varetellingen. Ved å skanne strekkoder på varene, kan du raskt og nøyaktig registrere antallet enheter. Det eliminerer også eventuell forvirring rundt å støte på samme type vare på ulike steder og tidspunkt i tellingen – dataen slås sammen automatisk.
- Lagerstyringssystem: Invester i et lagerstyringssystem (ofte kalt WMS) som kan hjelpe deg med å holde oversikt over varebeholdningen din. Dette systemet kan automatisk oppdatere beholdningen når varer blir solgt eller mottatt, og dermed minimere risikoen for feil.
Gjennomføring av varetellingen
- Tell i et rolig miljø: Tellingen bør gjennomføres i et rolig miljø med minimal distraksjon. Dette vil bidra til å redusere risikoen for feil og sikre at du kan fokusere på oppgaven.
- Opprett tellelister: Dette kan du også enkelt gjøre ved hjelp av lagerstyringssystemet. Da kan du lettere fordele oppgaver over tid eller fordele på flere ressurser.
- Bruk telleregler: Definer klare telleregler for alle ansatte som deltar i varetellingen. Dette kan inkludere hvordan varer skal telles, hva som skal gjøres med skadede varer og hvordan avvik skal håndteres. En felles forståelse av reglene vil gjøre alles jobb og opplevelse lettere.
Avvikshåndtering
- Identifiser årsaken: Når et avvik oppdages, er det viktig å identifisere årsaken så raskt som mulig. Dette kan være feilregistrering, svinn eller andre faktorer. Ved å ta på detektivhatten og identifisere årsaken, kan du ta nødvendige tiltak for å unngå lignende avvik i fremtiden.
- Registrer avviket: Opprett et system for å registrere alle avvik som oppstår under varetellingen. Dette vil hjelpe deg med å holde oversikt over gjentakende problemer og finne løsninger for å forbedre prosessen.
Etter varetellingen
- Analyser resultatene: Gå gjennom varetellingens resultater grundig. Identifiser eventuelle avvik og trender som kan være nyttige for å forbedre lagerstyringen. Dette kan inkludere identifisering av produkter med høy rotasjonsrate eller som ofte blir utsolgt.
- Optimaliser lagerstyringen: Basert på analysen av resultatene, kan du implementere endringer i lagerdriften for å forbedre effektiviteten og redusere risikoen for feil. Dette kan innebære justering av bestillingsfrekvens, optimalisering av lagringsplass eller implementering av automatiserte prosesser.
Start året med sakene i orden
Og med det, ønsker vi deg lykke til! Ja, det er mulig å ta kontroll over lageret, varetellingen, og oppnå bedre resultater for bedriften. Men, vi vet også at det kan være en utfordring å finne tid og rom til å prioritere slike aktiviteter, som ikke bidrar til “direkte salg”. Likevel kan et uoversiktlig lager i verste fall føre til varer som ikke kommer frem og misfornøyde kunder.
Da kan det lønne seg å inngå samarbeid med en profesjonell logistikkpartner: Noen som kan ta over lageret ditt, som kan faget, og som både kan og vil gjøre alle disse optimaliseringene for deg – uten tunge investeringer fra din side.
